NIOS Class 10th Data Entry Operation (229) Solved Practical File Hindi Medium 2022-23

डाटा एंट्री (229)

प्रैक्टिकल फाइल

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प्रयोग – 1

कम्प्यूटर के मूलभूत तथ्य

परिचय

कम्प्यूटर सिस्टम के विभिन्न भाग किस तरह से संगठित होते हैं तथा किसी विशिष्ट कार्य को करने के लिए विभिन्न कार्य किस प्रकार से किए जाते हैं। आपने देखा होगा कि किसी विशिष्ट कार्य को करने के लिए एक क्रमबद्ध एवं सुव्यवस्थित ढंग से कम्प्यूटर को निर्देश दिए जाते हैं।

उद्देश्य

इस पाठ का अध्ययन करने के पश्चात आप :

• कम्प्यूटर सिस्टम की मूलभूत संरचना को स्पष्ट कर सकेंगे।
• विभिन्न प्रकार के इनपुट तथा आउटपुट उपकरणों को स्पष्ट कर सकेंगे।
• सॉफ्टवेयर और इसके वर्गीकरण को परिभाषित कर सकेंगे‌।
• सिस्टम सॉफ्टवेयर और एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर के बीच अंतर कर सकेंगे।
• कम्प्यूटर भाषा और उसके वर्गीकरण का वर्णन कर सकेंगे।

कम्प्यूटर क्या है?

कम्प्यूटर एक उपकरण है जो डाटा को अर्थपूर्ण जानकारी में रूपान्तरित करता है। डाटा कुछ भी हो सकता है, जैसे कि विभिन्न विषयों में आपके द्वारा प्राप्त किए गए अंक। यह एक कक्षा में सभी विद्यार्थियों के नाम, आयु, लिंग, वजन, ऊँचाई आदि भी हो सकता है। कम्प्यूटर की मुख्य विशेषताएँ हैं: उच्च गति, परिशुद्धता, बुद्धिमत्तापूर्वक कार्यों की सम्पन्नता, बहुआयामी कार्यों को करने की शक्ति और भंडारण।

कम्प्यूटर की संरचना

कम्प्यूटर का ब्लॉक आरेख चित्र में दिखाया है:

कम्प्यूटर संरचना का ब्लॉक आरेख

मुख्यतः कम्प्यूटर पाँच बड़े कार्यों को संपन्न करता है, चाहे उसकी बनावट या आकार कुछ भी हो। ये हैं: 1) यह इनपुट द्वारा डाटा या निर्देश स्वीकार करता है, 2) यह डाटा को संग्रहित करता है, 3) यह उपयोगकर्ता की आवश्यकता अनुसार डाटा को संसाधित करता है, 4) यह परिणामों को मनचाहे रूप में आउटपुट के द्वारा दर्शाता है. 5) यह कम्प्यूटर के भीतरी आपरेशनों को नियंत्रित करता है।

1. इनपुट: यह डाटा और प्रोग्राम को कम्प्यूटर सिस्टम में प्रविष्ट (enter) करने की प्रक्रिया है।
2. कंट्रोल यूनिट (CU): इनपुट, आउटपुट, संसाधन, तथा भंडारण की प्रक्रिया कंट्रोल यूनिट के निरीक्षण में की जाती है। यह निर्धारित करता है कि डाटा प्राप्त करना कब प्रारंभ किया जाए तथा डाटा प्राप्त करना कब बंद किया जाए, और डाटा का भंडारण कहाँ किया जाए इत्यादि। 
3. मेमोरी यूनिटः डाटा और निर्देशों को संग्रहित करने के लिये कम्प्यूटर का प्रयोग किया जाता है। 
4. आउटपुटः उपयोगी जानकारी प्राप्त करने के लिए डाटा द्वारा परिणामों को पेश करने की पद्धति को आउटपुट कहा जाता है। 

इनपुट उपकरण

इनपुट उपकरण उपयोगकर्ता से डाटा और निर्देशों को स्वीकार करते हैं। नीचे विभिन्न इनपुट उपकरणों के उदाहरण हैं, जो इस उद्देश्य के लिये कम्प्यूटर से जोड़े जाते हैं।

1. कीबोर्ड
2. माउस
3. लाइट पेन

कीबोर्ड

कीबोर्ड सबसे सामान्य इनपुट उपकरण है (जैसा कि चित्र 1.3 में दिखाया गया है ) कीबोर्ड के कई प्रकार उपलब्ध हैं; उनमें कुछ भिन्नताएँ हैं, अन्यथा वे समरूप हैं। सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला कीबोर्ड QWERTY कीबोर्ड है। 

माउस

माउस एक विद्युत यांत्रिक (electro-mechanical), हाथ से प्रयोग किए जाने वाला उपकरण है (जैसा कि चित्र 1.4 में दिखाया गया है)। इसका उपयोग प्वाइंटर की तरह किया जाता है। इसके द्वारा विभिन्न कार्य किए जा सकते हैं जैसे कि मेन्यू कमांड का चयन करना, आइकन को स्थानांतरित करना, विंडोज़ के आकार में परिवर्तन लाना, प्रोग्राम प्रारंभ करना और विकल्पों का चयन करना

लाइट पेन

यह एक इनपुट उपकरण है जो डिस्प्ले स्क्रीन पर ऑब्जेक्ट को चुनने के लिए प्रकाश-संवेदी संसूचक (light-sensitive detector) का प्रयोग करता है। लाइट पेन माउस के समान होता है (जैसा कि चित्र में दिखाया गया है), सिवाय इसके कि लाइट पेन द्वारा आप प्वाइंटर को एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जा सकते हैं और पेन द्वारा ऑब्जेक्ट्स को इंगित कर डिस्प्ले स्क्रीन पर ऑब्जेक्ट्स को चुन सकते हैं।

प्रयोग – 2

ऑपरेटिंग सिस्टम

परिचय

समय के साथ विंडोज़ ऑपरेटिंग सिस्टम का विकास विंडोज 95, विंडोज़ 98 और विंडोज़ 2000 के रूप में हुआ है। वर्तमान में विंडोज़ XP, विंडोज़ विस्टा और विंडोज़ 7 उपयोग में लाए जा रहे हैं। इस पाठ में हम विंडोज़ XP की मुख्य विशेषताओं के बारे में स्पष्ट करेंगे।

उद्देश्य

इस पाठ का अध्ययन करने के पश्चात आप:

• विंडोज़ XP की विशेषताओं का वर्णन कर सकेंगे।
• विभिन्न आइकन और उनकी विशेषताओं का वर्णन कर सकेंगे।
• फाइल प्रबंधन को परिभाषित कर सकेंगे।

विंडोज़ XP के मुख्य भाग

लॉगिंग ऑन

विंडोज XP युक्त कम्प्यूटर में जब XP शुरू किया जाता है तब विंडोज़ या नेटवर्क पर लॉग-ऑन करने के लिए एक लॉग-इन स्क्रीन प्रदर्शित होती है, यदि सिस्टम कम्प्यूटर नेटवर्क का हिस्सा है।

लॉग ऑन करने के लिए निम्नलिखित कार्य करें:

1. पासवर्ड प्रविष्ट करें (यदि यह पासवर्ड संरक्षित है)।
2. किसी एक कुंजी पर क्लिक करें या एन्टर कुंजी दबाएँ।

XP डेस्कटॉप के मुख्य भाग

स्टार्ट मेन्यू

स्टार्ट बटन पर क्लिक करने पर, स्क्रीन पर निम्न रूप से मेन्यू प्रदर्शित होता है, जिसमें विंडोज़ का उपयोग कर प्रारंभ करने के लिए आपको सभी उपलब्ध विकल्प प्राप्त होते हैं।

जब भी प्रोग्राम चलाया जाता है या एक नई विंडो खोली जाती है, तो प्रोग्राम का प्रतिनिधित्व करता हुआ एक आइकन टास्क बार में दिखाई देता है। विंडो या प्रोग्राम में अदला बदली करने के लिए उस आइकन पर क्लिक करें जो उस प्रोग्राम का प्रतिनिधित्व करता है। जब प्रोग्राम या विंडो बंद करते हैं तब आइकन चला जाता है।

सहायता प्राप्त करना

विंडोज़ को उपयोग करने और सीखने में प्रदान की गई ऑन लाइन सहायता बहुत उपयोगी है। किसी खास विषय या चल रहे कार्य में मदद प्राप्त की जा सकती है। सहायता शुरू करने के लिए:

• स्टार्ट बटन पर क्लिक करें।
• हेल्प और ट्यूटोरियल विकल्प पर क्लिक करें।

स्क्रीन पर सहायता और समर्थन (Help and support) विषयों की सूची और ऑन लाइन अनुशिक्षण (Tutorial) प्रदर्शित होता है। कई तरीकों से इच्छित जानकारी प्राप्त करने के लिए स्क्रीन पर उपस्थित टैब का उपयोग किया जा सकता है।

फाइलों तथा फोल्डरों को ढूँढ़ना

यदि आप नहीं जानते हैं कि दस्तावेज़ या फोल्डर कहाँ हैं तो आप सर्च सुविधा के द्वारा उन्हें हार्ड डिस्क, सीडी या नेटवर्क ड्राइव (यदि कम्प्यूटर नेटवर्क में लगा हो) पर ढूँढ़ सकते हैं। सर्च द्वारा प्रदान की जाने वाली इंडेक्सिंग सेवा आपके कम्प्यूटर पर स्थित सभी फाइलों की सूची (Index) कायम रखती है, जो सर्च की गति को तेज बना देती है।

फाइल या फोल्डर की खोज करने के लिए।

1. स्टार्ट पर क्लिक करें, और सर्च पर क्लिक करें।
2. विंडोज के बाई ओर मौजूद सभी फाइलों और फोल्डरों (ऑल फाइल्स एंड फोल्डर्स) का चयन करें।
3. आंशिक या पूर्ण रूप से फाइल या फोल्डर का नाम लिखें या वह शब्द या वाक्यांश टाइप करें जो दी जा रही फाइल में मौजूद है।
4. यदि आपको कोई सूचना या जानकारी नहीं है तो बचे हुए विकल्पों में से एक या अधिक का चयन करें।

• लुक इन में उस ड्राइव फोल्डर या नेटवर्क पर क्लिक करें, जिसमें आप ढूंढ़ना चाहते हैं। 

प्रयोग – 3

वर्ड प्रोसेसिंग के मूलभूत तथ्य

परिचय

वर्ड प्रोसेसिंग एक एप्लिकेशन प्रोग्राम है जिसमें आप लैटर रिपोर्ट, न्यूजलेटर, टेबल, फॉर्म, ब्रोशर और वेब पेज बना सकते हैं। इस एप्लिकेशन प्रोग्राम का उपयोग कर आप अपने दस्तावेज़ों ( डाक्यूमेंटों) में पिक्चर, टेबल और चार्ट डाल सकते हैं। आप इसमें वर्तनी (स्पेलिंग) और व्याकरण (ग्रामर) की जाँच भी कर सकते हैं।

उद्देश्य 

इस पाठ का अध्ययन करने के पश्चात आप:

• वर्ड 2007 की विशेषताओं को परिभाषित कर सकेंगे।
• वर्ड 2007 के मूल मेन्यू के विवरणों का वर्णन कर सकेंगे।
• नए वर्ड दस्तावेज़ को बना सकेंगे, तथा उन्हें सेव और प्रिंट भी कर सकेंगे।
• वर्ड दस्तावेज़ को तेजी से और कुशलतापूर्वक सुरक्षित कर सकेंगे।
• वर्ड की फाइलों और उनकी प्रिंटिंग का प्रबंधन कर सकेंगे।

वर्ड 2007 की विशेषताएँ 

आप एम एस वर्ड द्वारा प्रदान किए गए आसान टूल्स के एक व्यापक सैट का उपयोग करके व्यावसायिक दिखने वाले दस्तावेज़ का आसानी से निर्माण करके उसे संपादित और फॉर्मेट कर सकते हैं। यह एम एस ऑफिस फ्लुएंट यूज़र इंटरफेस (MS Office fluent user interface) का उपयोग करता है। यह इंटरफेस एक नए घटक का उपयोग करता है जिसे रिबन (Ribbon) कहते हैं। रिबन के अंतर्गत कार्य (टास्क) के अनुसार टूल्स को समूहबद्ध किया जाता है और प्रत्येक कार्य (टास्क) के अंतर्गत सब - टास्क एवं संबधित कमांड समूहबद्ध होते हैं। यह नया इंटरफेस आपको अधिक संगठित और प्रभावी तरीके से टूल्स उपलब्ध कराता है, जो ढूँढ़ने में आसान होते हैं।

एमएस वर्ड प्रोग्राम शुरू करना

आप वर्ड प्रोग्राम को विभिन्न तरीकों द्वारा शुरू कर सकते हैं इसका एक तरीका स्टार्ट बटन का प्रयोग है।

1. स्टार्ट बटन पर क्लिक करें।
2. प्रदर्शित होने वाले मेन्यू से ऑल प्रोग्राम्स –>माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस –> माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वर्ड को चुनें। कुछ ही सेकेंड में मॉनीटर पर वर्ड स्क्रीन प्रदर्शित हो जाएगी।

वर्ड स्क्रीन का लेआउट

वर्ड स्क्रीन (विंडो) पर अनेक ऑब्जेक्ट जैसे टैब, मेन्यू, सब-मेन्यू, शॉर्टकट कमांड आदि होते हैं। हम यहाँ पर वर्ड के डिफॉल्ट स्क्रीन लेआउट चित्र का वर्णन करेंगे।

मेन्यू

यदि आप वर्ड के पिछले संस्करण से परिचित हैं तो जब आप वर्ड 2007 पर काम करना शुरू करेंगे आपको मेन्यू की संरचना, दिखावट में बहुत अंतर दिखाई देगा। वर्ड 2007 में उपलब्ध सुविधाएँ विभिन्न टैबों जैसे होम, इंसर्ट, पेज लेआउट, रेफरेंस आदि के रुप में प्रदर्शित होती हैं। प्रत्येक मेन्यू में सभी कार्यों/विकल्पों को (विस्तृत रूप) में देखने के लिए आपको आवश्यक विकल्प पर क्लिक करना चाहिए। उदाहरण के लिए, चित्र में दिखाया गया चित्र बॉर्डर मेन्यू को संकुचित प्रारूप ( चित्र क) और विस्तृत प्रारूप (चित्र ख ) में प्रदर्शित करता है।

टूलबार

कमांड पर तेज और आसान पहुँच प्रदान करने और उपलब्ध टूल्स को संगठित करने के लिए एम एस वर्ड 2007 विशिष्ट रूप से निर्मित एक क्विक ऐक्सेस (त्वरित पहुँच) टूलबार प्रदान करता है। फॉर्मेटिंग और एडिटिंग को तीव्र एवं सरल बनाने के लिए शॉर्टकट बटन प्रदर्शित करते हुए बहुत से टूलबार भी उपलब्ध होते हैं। टूलबार जो पहले से स्क्रीन पर प्रदर्शित हैं उन पर सही का निशान लगा होता है। जोड़ने / संशोधित करने के लिए "मोर कमांड' विकल्प पर क्लिक करें जो आपकी आवश्यकता अनुसार टूल्स का चयन करने के लिए निम्नलिखित मेन्यू प्रदर्शित करेगा। 

प्रयोग – 4

दस्तावेज़ों की फॉर्मेटिंग करना

परिचय

वर्ड की फॉर्मेटिंग सुविधाओं द्वारा आप अपने दस्तावेज़ को सुंदर बना सकते हैं और आपको टेक्स्ट और हैडिंग टाइप करने के अलावा और कुछ भी नहीं करना होगा। बाकी सारा कार्य वर्ड करेगा। वर्ड 2007 फॉर्मेटिंग के बहुत से विकल्प प्रदान करता है: एकाधिक टाइपफेस और प्वाइंट आकार; आसानी से लागू की जाने वाली वर्ण शैली जैसे कि बोल्ड, इटैलिक, सामान्य, एक और दो रिक्त स्थान; अंडरलाइन, सबस्क्रिप्ट और सुपरस्क्रिप्ट तथा पैराग्राफ फॉर्मेट जैसे कि अलाइनमेंट, स्पेसिंग और इंडेंटेशन।

उद्देश्य

इस पाठ का अध्ययन करने के पश्चात आप:

• टेक्स्ट प्रोसेसिंग करने वाली बेसिक टिप्स को परिभाषित कर सकेंगे। 
• स्पेलिंग और ग्रामर ( spelling and grammar) सुविधाओं का वर्णन कर सकेंगे।
• कैरेक्टर और पैराग्राफ (character and paragraph ) फॉर्मेट को परिवर्तित कर सकेंगे।
• पृष्ठ (page) फॉर्मेटिंग का उपयोग कर सकेंगे।
• बुलेट और संख्या लगाई गई सूची (Bulleted and numbered lists) बना सकेंगे। 

टेक्स्ट के साथ काम करना

वर्ड 2007 का उपयोग करने के दौरान कुछ सिद्धांत, मेन्यू फ्लो, टिप्स, और कमांड के बारे में आपको सीखना चाहिए। इस अनुभाग में वर्ड के आम सिद्धांतों, टिप्स और कमांड के बारे में बताया गया है, जो आपको पता होने चाहिए, भले ही वर्ड 2007 प्रोग्राम का उपयोग करने में आप बहुत अधिक कुशल हो। जब आप वर्ड 2007 खोलते हैं तब निम्नलिखित मेन्यू आपके मॉनीटर पर प्रदर्शित होता है।

टेक्स्ट फॉर्मेट करना

टेक्स्ट की कई विशेषताओं को बदलने के लिए फॉर्मेटिंग टूलबार का उपयोग सबसे आसान तरीका है। यदि नीचे दिखाए गए अनुसार स्क्रीन पर टूलबार प्रदर्शित नहीं होता है, तो होम टब का चयन करें। नीचे दिए गए चित्र के अनुसार होम टैब के अंतर्गत आप फॉन्ट, पैराग्राफ सब - टास्क के तहत वांछित (मनचाही ) फॉर्मेटिंग कमांड का चयन कर सकते हैं। 

फॉन्ट डायलॉग बॉक्स

फॉन्ट डायलॉग बॉक्स का उपयोग कर आप विभिन्न प्रकार की फॉर्मेटिंग कर सकते हैं, टेक्स्ट को फॉर्मेट करने के लिए फॉन्ट फॉर्मेटिंग सब - टास्क मेन्यू सबसे आसान तरीका है। यदि आप इस विधि द्वारा टेक्स्ट को फॉर्मेट नहीं कर सकते हैं, तो फॉन्ट डायलॉग बॉक्स विकल्प का उपयोग करें। होम→फॉन्ट सब-टास्क का चयन करें और फॉन्ट डायलॉग बॉक्स पर पहुँचने के लिए सब-टास्क मेन्यू के दाईं ओर नीचे स्थित ऐरो पर क्लिक करें।

पैराग्राफ फॉर्मेट करना

आप कर्सर को पैराग्राफ के भीतर रखें और होम –› पैराग्राफ सबटास्क मेन्यू का चयन करके, सबटास्क मेन्यू के निचले दाईं ओर स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक करके पैराग्राफ को फॉर्मेट कर सकते हैं। पैराग्राफ फॉर्मेटिंग का चयन करने के लिए यह निम्नलिखित मेन्यू प्रदर्शित करेगा।

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